Problème culturel, nous dit-on, mais pas seulement. Et si l’on attend avec impatience le rapport sur le télétravail qui devrait être rendu à la fin de cette année, on sait déjà que ce retard est avant tout lié à une méconnaissance de l’externalisation et des nombreux avantages qu’elle offre aux sociétés.

Les gains en productivité pour les entreprises adeptes de l’outsourcing sont en effet de l’ordre de 10 à 30 %, car non seulement l’absentéisme se trouve largement réduit (plus de problèmes liés aux transports, à la garde d’enfants malades…), mais de plus, une assistante au sein de l’entreprise, est en moyenne interrompue 140 fois dans sa journée de travail, alors qu’à son domicile, elle pourra se consacrer pleinement à ses tâches et accomplir en un temps bien plus réduit, la même charge de travail.

Les économies réalisées (si l’on en croit une étude menée aux Etats-Unis par le réseau Telework Research Network), seraient de l’ordre de 400 milliards de dollars par an pour les entreprises américaines, en prenant en compte à la fois le gain de productivité ; la réduction de l’absentéisme, des dépenses de bureau et les charges de recrutement liées aux démissions.

Et si l’on commence (lentement) à voir se développer le télétravail pour quelques grands groupes, il semble que les TPE et PME peinent encore plus à mettre en place ce nouveau mode de fonctionnement.

Qu’en est-il alors de l’idée de faire appel des freelances, des travailleurs indépendants à distance ? Là encore, par méconnaissance, cela reste une pratique peu courante. Et pourtant, force est de constater qu’il s’agit là d’une solution idéale, et pas seulement pour les professions libérales. En externalisant une partie de leurs tâches administratives, les entreprises peuvent répondre à une surcharge de travail ponctuelle, soulager leurs équipes, palier à une absence avec un coût bien moindre qu’en choisissant, par exemple, de faire appel à un intérimaire pour quelques jours.

Il paraît donc peu probable, dans la conjoncture économique actuelle, que les entreprises choisissent sciemment de se passer de pareilles économies.

Le community manager (en français, gestionnaire de communauté), créé, anime et gère les forums et les réseaux sociaux (tels que Facebook, Viadeo, Twitter etc.) pour une personne physique, une société, une marque ou encore un événement. A ce jour, il est illusoire de penser pouvoir asseoir sa notoriété, promouvoir ses produits ou ses services, ou communiquer sur son entreprise, sans passer par les réseaux sociaux.

Cependant, pour obtenir des résultats notables, il convient non seulement d’y passer du temps, mais aussi d’en connaître parfaitement les codes, les astuces et les usages. On ne peut plus, en effet, se contenter de créer une page fan ou un forum, et le laisser vivre. Pour que vos clients aient envie de vous suivre, et conséquemment, de travailler avec vous, il est important de faire vivre votre présence sur Internet, au quotidien.

C’est ce dont se charge le community manager. Il publie vos actualités, modère les interventions des visiteurs, anime vos pages en proposant jeux et concours, interagit avec vos clients, promeut vos nouveautés et vos événements. Vos clients se sentent alors privilégiés et ne vous oublient pas.

Aussi efficace qu’une campagne publicitaire à un coût bien moindre, votre présence sur La Toile est aujourd’hui indispensable et se doit d’être gérée professionnellement.

C’est pourquoi, nombreux sont les professionnels à avoir recours à ce mémo vocal. Reste ensuite à transformer ces fichiers audio en documents écrits et si certains s’acquittent volontiers des travaux de frappe, force est de constater que le temps gagné en dictant est bien vite reperdu en retranscription.

D’autres choisissent d’utiliser des logiciels de retranscription automatique, mais sont bien vite découragés par le lourd travail de correction à effectuer derrière. En effet, si ce type de logiciels tend à se développer, les approximations liées aux homonymes, à la grammaire, ou encore aux termes spécifiques à chaque corps de métier, demandent une soigneuse relecture et de nombreuses rectifications et améliorations.

En somme, rien ne remplace la qualité d’une retranscription effectuée par une secrétaire expérimentée. En me confiant vos fichiers audio, vous optimisez réellement votre temps. Vous n’avez plus à vous soucier que de dicter, je me charge de vous rendre un document exempt de fautes, mis en forme selon vos exigences, dans le format de votre choix et dans le délai convenu ensemble.

La saisie-audio (ou retranscription de fichiers audio et vidéo) est également une solution idéale pour les organisateurs de conférences, colloques, symposiums. Que cela soit pour vous permettre de donner, à chacun de vos intervenants, un compte-rendu fidèle de la conférence ; pour promouvoir de manière efficace votre prochaine manifestation, exemple à l’appui ; pour prolonger votre action au-delà du colloque ou pour travailler de manière approfondie sur les pistes ouvertes par les participants ; je retranscris vos manifestations selon votre demande, en mot-à-mot ou de manière plus affinée, en retravaillant ou non les propos échangés pour qu’ils s’adaptent à la forme écrite.

Enfin, gagnez du temps lors de vos interviews et offrez une écoute attentive, prompte à la confidence, en ne vous concentrant que sur les propos de votre interlocuteur. Je m’occupe de retranscrire fidèlement tous vos entretiens.

Lorsque l’on se lance dans l’entrepreunariat, on ne dispose pas immédiatement du budget nécessaire à la création d’un poste de secrétaire ou d’assistante, et encore moins d’un volume permettant de justifier un tel poste. Pour autant, les travaux administratifs sont loin d’être inexistants : appels téléphoniques, prise de rendez-vous, frappe de courriers, de compte-rendus, sont autant de tâches chronophages avec lesquelles il faut jongler parallèlement à son coeur d’activité. Très vite, les journées s’allongent et le stress gagne de peur de perdre un prospect par manque de disponibilité.

Difficile en effet de prendre le temps d’écouter ses clients tout en répondant aux diverses demandes de renseignements qui découlent du mailing envoyé la semaine précédente, ou de décrocher son téléphone alors que l’on est au beau milieu d’un rendez-vous. Or, lorsqu’un prospect tente de joindre une société pour s’informer, il a bien souvent en main une longue liste d’entreprises proposant des services identiques, et s’il ne parvient pas à obtenir Monsieur X, il composera le numéro de Monsieur Y, qui emportera le contrat.

Difficile également d’émettre ses factures et relances alors que l’on est déjà confronté à la difficulté d’accomplir sa mission dans le délai convenu. Et si l’on ne facture pas dans les temps, si l’on ne s’assure pas du règlement de ses clients, on peut avoir le plus fourni des carnets de commandes, les problèmes de trésorerie viendront rapidement empêcher la viabilité de son projet professionnel.

En choisissant de me confier tout ou partie de vos travaux administratifs et de secrétariat, vous disposez de plus de temps pour vous concentrer sur votre métier afin de satisfaire pleinement vos clients, de faire montre d’une grande disponibilité et de soigner autant que vous le désirez vos prestations.

Grâce à une facturation forfaitaire ou à la tâche, sans charges liées à une embauche, vous vous composez un service de secrétariat parfaitement ajusté à votre budget. De façon ponctuelle ou régulière, le secrétariat à distance vous permet d’obtenir une réponse ciblée à vos besoins réels.

Cependant, tout comme votre secrétaire salariée, une secrétaire à distance est tenue de vous garantir la confidentialité de vos dossiers et des missions confiées. Si elle peut indiquer votre nom en tant que client (afin de présenter la valeur de ses prestations), elle ne peut en aucun cas dévoiler le contenu du travail effectué pour vous. De plus, si vous ne souhaitez pas que votre nom apparaisse, il suffit de le lui indiquer.

Alors comment vous garantir cette confidentialité ?

Là encore, le choix d’une secrétaire expérimentée prime. En étudiant les références de votre secrétaire à distance, vous pourrez aisément évaluer ses connaissances en la matière. A-t-elle déjà travailler pour ou au sein d’une société où la discrétion et le secret professionnel étaient de rigueur ? Si oui, combien de temps et avec quelle satisfaction pour ses employeurs ou ses clients ?

Une fois la confiance instaurée, vous pouvez également vous prémunir de toute perte lors des transferts par courrier électronique en mettant en place un extranet sécurisé sur lequel elle pourra venir chercher vos dossiers sensibles et déposer ses travaux. Cette solution, bien que facultative, peut répondre à certains besoins particuliers et est simple à mettre en place. Certains échanges peuvent également se faire sous pli postal confidentiel.

Si choisir d’externaliser ses tâches administratives est une excellente solution pour beaucoup de cabinets libéraux, les liens ne peuvent être les mêmes qu’avec une secrétaire salariée sous peine que ses missions soient assimilées à du salariat déguisé lors d’un contrôle URSSAF. Si cela était le cas, la société comme la secrétaire seraient dans l’illégalité et l’entreprise pourrait être contrainte à s’acquitter d’amendes pouvant être très lourdes.

La jurisprudence est récente sur ces cas de salariat déguisé, cependant les contrôles sont de plus en plus nombreux et sévères, et le lien de subordination a été défini comme suit : «le lien de subordination par l’exécution d’un travail sous l’autorité d’un employeur qui a pouvoir de donner des ordres et des directives, d’en contrôler l’exécution et de sanctionner les manquements de son subordonné».

Alors comment s’assurer contre cette assimilation à un salariat déguisé ?

Votre secrétaire à distance ne pourra pas venir effectuer ses tâches dans vos locaux, ni utiliser du matériel mis à sa disposition par vos soins, pas plus qu’elle ne pourra être sous la responsabilité d’un seul employeur.

Elle ne sera soumise ni aux règles imposées par l’entreprise pour laquelle elle effectue des travaux, ni au respect des horaires imposées par cette entreprise. Enfin, les tarifs qu’elle appliquera ne seront pas ceux définis par l’employeur.

Pour résumer, elle ne peut et ne doit répondre qu’à des travaux réguliers ou ponctuels dans une relation client/fournisseur et en aucun cas dans une relation employeur/employée.

Nombreuses sont les personnes qui proposent leurs services, voyant par ce biais un moyen de sortir d’une période d’inactivité ou de compléter des revenus. Cependant, on ne s’invente pas secrétaire à distance et sans une véritable expérience en entreprise, il est impossible d’offrir des prestations de qualité.

Le premier de vos critères devra donc être l’expérience. En parcourant La Toile et les nombreux sites qui s’y trouvent, éliminez d’ores et déjà ceux qui n’affichent pas de références. N’hésitez pas dans un second temps à vérifier lesdites références comme vous le feriez avec une candidature pour un poste au sein de votre société. Il est en effet aisé de tronquer ces informations et bien plus encore sur Internet. Une fois ces deux étapes franchies, un contact téléphonique ou par mail avec la secrétaire qui aura retenu votre attention est un excellent moyen d’en savoir plus. Présentez vos besoins, posez toutes les questions qui vous semblent nécessaires, cela ne vous engage à rien et vous permettra de juger de son sérieux.

Bien que les tarifs soient souvent disponibles sur les sites de secrétariat à distance, ils sont souvent généralistes et ne reflètent pas toutes les possibilités. Chaque demande est unique, et là encore c’est en discutant avec votre secrétaire à distance que vous pourrez réellement établir une grille tarifaire correspondant au mieux à vos besoins. Cependant, pour vous permettre de vous forger une première opinion, plusieurs paramètres sont à prendre en compte. Tout d’abord l’expérience, une secrétaire offrant un large panel de compétences et une expérience pointue aura des tarifs un peu plus élevés pour certaines prestations. Il convient donc de bien déterminer vos objectifs : cherchez-vous uniquement une petite main pour rédiger vos dictées, ou souhaitez-vous un résultat plus abouti, exempt de corrections ? Gagner quelques euros sur une prestation mais devoir ensuite reprendre un travail, est un mauvais calcul.

Ensuite, le coût réel. Le salaire net d’une secrétaire employée coûte en moyenne deux fois et demi plus cher au dirigeant en charges salariales, sans compter les frais de recrutement, de formation. Si vous optez pour des intérimaires, il faut également rémunérer la société de placement. L’externalisation de vos services représente une économie de trente pour cent sur les missions confiées. Il convient donc, lorsque vous étudiez les tarifs proposés, de prendre en considération ces facteurs.

Sachez enfin qu’une secrétaire sérieuse acceptera une mission d’essai. Confiez-lui une tâche courte mais représentative de vos demandes afin d’apprécier pleinement son potentiel. N’oubliez pas de vous montrer clair sur le résultat que vous souhaitez recevoir, cette dernière étape sera souvent décisive dans votre choix.